Un erp está dirigido a gestionar el backoffice de la empresa, es decir aquellos procesos internos que no tengan que ver directamente con los clientes, desde los productivos, financieros, contables y personal. El crm es aquella solución que engloba todo lo que supone relación con los clientes de forma directa e indirecta. Al final poder separar ambas aplicaciones es muy difícil ya que ambas deben estar integradas y formar de un engranaje para que entre ellas se entrelacen y mejoren la productividad de una empresa.

ERP cual son los módulos principales

Compras- proveedores: en este módulo se recogen las funcionalidades de las compras de mercancías, así como la recepción de las mismas a través de los diferentes almacenes que pueda disponer la compañía para ellos. Unido a este módulo se tienen que relacionar módulos como los de producción y de gestión de almacén ya que las compras siempre se relacionan respecto a las necesidades productivas y con la gestión de las mercancías entre los diferentes almacenes que pueda tener la empresa.

Almacén: Es la forma de gestionar las mercancías que compramos y como luego las transforman o no, dependiendo si existe proceso productivo o no. Al final el sistema de como controlar el almacén es un elemento muy importante ya que genera grandes costes a la empresa si los almacenes no están bien coordinados con la logística, compras y ventas, es un elemento que hace que una empresa sea más competitiva. Hay incluso empresas que contratan software específicos sólo para esta funcionalidad.

Producción, en relación al sector de la compañía este módulo será utilizado o no, al final el módulo de producción está más dirigido a empresas que fabrican, desde donde se gestione el proceso desde que entra la materia prima hasta que se transforma en el producto que se comercializa, gestionando las capacidades productivas de la empresa, los procesos de personal y el coste que supone realizar cada uno de los productos terminados, para a partir de ahí establecer el precio de venta. En las empresas de servicios se utilizan módulos de gestión de proyectos donde se van incluyendo órdenes y partes de trabajo, donde se imputan tiempos contra proyectos y tareas que luego se facturan a un cliente.

Facturación: será donde se hace el proceso de venta de la empresa, el pedido, el cual puede venir del CRM o introducirse directamente desde el erp, la gestión del albarán de venta desde donde se gestiona la salida de la mercancía hacia el cliente y está unido con almacén y logística, y por último facturación y cobros, desde donde se emitirán las facturas hacia los clientes, así como el control de los cobros de las mismas.

Contabilidad: dependiendo si la empresa tiene internalizado o no este servicio se incluye la funcionalidad de contabilidad todos los movimientos de compras y ventas que se hayan incluido en los módulos anteriores, desde donde se obtendrán los estados contables y financieros de la empresa, así como todos los modelos de impuestos que haya que presentar hacia la agencia tributaria.

Nóminas: Es un módulo que suele ir asociado a otro software diferente del erp, pero al final hay erps que lo tienen incluido con un módulo más ya que es importante establecer relación con lo que los otros módulos como producción se relacionan para determinar los costes productivos, así como luego la integración con la contabilidad.

El crm como explicaba al principio del artículo es una herramienta que está vinculada directa o indirectamente con los clientes y que se tiene que nutrir de la información que vamos incluyendo en el erp, como son los datos de clientes, los artículos, almacén, saber que stock tenemos y el estado de ventas de forma conjunto, así como de forma individual y evidentemente deberá nutrir al erp introduciendo nuevos clientes potenciales que se hayan convertido en clientes así como los pedidos que se hayan introducido por el crm.

Los principales módulos que existen en los crms son los siguientes.

Ventas: desde el módulo de ventas realizaremos el proceso completo desde lo que sería una acción comercial, donde hago una visita y des ahí pueda generar una oportunidad desde la cual veo la posibilidad de una operación comercial futura desde la cual se va haciendo un seguimiento comercial hasta que se pueda convertir en presupuesto o pedido finalmente y donde se ve la trazabilidad o el embudo de conversión entre cada uno de los pasos para determinar el ratio de éxito que puedo tener.

Atención del cliente o postventa: desde los crms debo disponer de una zona para controlar la trazabilidad de las incidencias, peticiones, dudas que nos lleguen del cliente o cliente potencial y desde mediante un sistema de workflows pueda ir mandando comunicaciones al cliente o a los usuarios de la empresa para que se cumplan los procesos de calidad establecidos en la misma.

Marketing y comunicación: La gestión de las comunicaciones y el control de la efectividad de las mismas, es un elemento también fundamental dentro del proceso de relación con el cliente. Dentro de este módulo existen submodulos para gestionar eventos, realizar campañas de mailings y saber la efectivad de los mismos, así como de televenta por si quiero realizar campañas integradas con telefonía IP para realizar ventas desde departamentos de telemarketing.

Existen otros módulos añadidos como la gestión de gastos, rutas y planificación, documentación, promociones, gamificación, pero son complementarios para aquellas 3 funciones principales que debe haber en cualquier departamento comercial y de marketing de una compañía.

Como hemos visto en el artículo, las diferencias entre erp y crm son claras, pero es importante decir que una no podría sobrevivir sobre la otra, al final son como el cuerpo humano, son órganos que no podríamos vivir sin ellos dentro de nuestra organización y que son en mayor o menor medida dependientes.