Funcionalidades de WolfCRM

Gestión del tiempo: Planificación con crm

Una de las funcionalidades de WolfCRM es la organización del tiempo, para gestionar visitas, llamadas o cualquier acción que se tenga que hacer con el cliente. La mayoría de los CRM está necesidad se cubre con la agenda, teniendo que ir una rellenando lo que se tiene que hacer, creando una gran pérdida de tiempo.

Una planificación comprende la serie de acciones que asocio a una lista de clientes a lo largo del tiempo con el fin de hacer un seguimiento personalizado a una lista de clientes en concreto

Funcionalidades de WolfCRM:  Planificar una acción para un grupo de clientes la cual podemos hacer que sea repetida en el tiempo, utilizando el filtro de clientes a través de  criterios de facturación o geográficos o de tipología de cliente o cualquiera que se quiera.

Las ventajas de estas funcionalidades de WolfCRM son:

• Ahorro de tiempo en la organización de tiempos para el equipo comercial
• Gestión de rutas
• Organización de las visitas en función de la importancia de los clientes.
• Eficacia de las rutas

Podemos crear una planificación, por ejemplo para visitas mensuales o promoción dos por uno, etc.

Una vez que la planificación está creada, el comercial deberá seleccionar los clientes asociados a la misma. Para una asignación más rápida el programa permite asignar listas de clientes.

Para crear listas de clientes, es indudable la importancia de la segmentación de nuestros clientes. Desde WolfCRM lo sabemos y por ello, en la ficha de clientes disponemos de una serie de campos para poder segmentar correctamente, la consecuencia de clasificar a los clientes se refleja en la funcionalidad listas.

Existen dos tipo de listas: las listas estáticas y las listas dinámicas.

El uso que se hace de ellas es similar, la diferencia radica en el modo en el que se integran los contactos o clientes que componen la lista.

Las listas estáticas son aquellas en las que sus integrantes son fijos, una vez se añade un cliente o contacto a la lista, ya forma parte de él y siempre que usemos esa lista estará formada por los mismos clientes o contactos.

Por el contrario, las listas dinámicas son aquellas cuyos integrantes son los resultantes de la búsqueda a través de un filtro, de ese modo aunque el filtro sea el mismo, a lo largo del tiempo, los integrantes podrán cambiar, por ello cada vez que usemos este tipo de lista estará formada por diferentes clientes o contactos que cumplan la condición del filtro en ese momento.

Funcionalidades de WolfCRM: En la sección de listas del WolfCRM, vemos dos bloques: las listas de clientes y las listas de contactos. Como hemos dicho, estas listas a su vez, pueden ser estáticas o dinámicas.

Para optimizar los recursos y obtener mayores beneficios es fundamental la correcta segmentación de nuestros clientes y el uso de listas para dirigir mejor las diferentes acciones comerciales al segmento de mercado apropiado, por ejemplo por temas geográfico, por zonas de potencialidad de ventas para determinar a partir de aquí a que clientes tiene que visitar o llamar, etc…

También tenemos la posibilidad de crear listas, usando las alarmas de facturación, desde las cuales por ejemplo podremos crear listas sobre los clientes que más facturan, los que no hayan facturado en un tiempo determinado, etc..

Una manera de generar también listas, es a través de los informes, cuando sacamos un informe de cualquier tipo tenemos la posibilidad de crear listas, nos creará una lista estática que contenga los clientes resultado del informe o análisis.

Una vez creada la oportunidad y enlazada a la lista correspondiente, desde WolfCRM tenemos la posibilidad de informar del tipo de acción que vamos a realizar sobre la planificación creada:

• Medio de realización: Acciones de Marketing, vista comercial, reunión técnica, teléfono, etc.
• Prioridad: Normal, urgente, puede esperar.
• Desde/Hasta: Fechas en las que está previsto ejecutar la planificación
• Tipo de planificación: Existen dos tipos de planificación:
• Diaria: Si el comercial desea que ocurra todos los días.
• Personalizada: Si el comercial quiere personalizar cuántas veces quiere que se repita dicho plan (puede especificar que se realice cada cierto intervalo de días, especificar los días de la semana que quiere que se repita, el intervalo de días que es necesario que se repita la planificación o el día del mes que debe realizarse dicho plan.

Una vez que la planificación ha sido definida (se ha creado, se han asignado los clientes y se ha establecido cuando se va a ejecutar) aparecerá en la agenda del comercial. Por último, el comercial deberá pinchar en la planificación e ir asignando acciones comerciales a cada uno de los clientes que ha seleccionado.

Desde el apartado “Planificación”, el comercial tendrá acceso a tres apartados:

• Planificaciones: En este apartado se crean las planificaciones.
• Planificaciones activas: En esta apartado se visualizan las planificaciones activas

(fechas, detalles, acciones asociadas, etc).

• Planificaciones históricas: Al igual que en el apartado anterior, se mostrarán los campos de dicho apartado, pero con la diferencia de que ahora se listarán las planificaciones históricas/antiguas. Existen unos filtros para poder acotar la búsqueda de un plan de hace tiempo. Puedes filtrar por un intervalo de tiempo o medio por el que se ejecuta dicho plan.

Una vez creada una planificación aparecerá en el listado.  Este listado nos proporciona una serie de datos de tipo informativo como son las fecha de inicio y fin, el responsable, el nombre de la planificación, el número de clientes que forman parte, el medio y la periodicidad.

Pulsando en clientes accedemos al listado de clientes de la planificación, donde a cada uno de estos clientes podremos añadir oportunidades y/o acciones asociadas a la planificación. Otras posibilidades son desasociar el cliente, acceder a los detalles de su ficha, y visualizar el mapa con los clientes geolocalizados.

En acciones veremos todas las acciones asociadas a la planificación, pudiendo ver o editarlas del modo habitual.

Accediendo a los periodos veremos un listado con las diferentes fechas de la planificación, pulsando en detalle accedemos a una ficha resumen del periodo que incluye un listado con los clientes del periodo que aún no tengan una acción asociada, si los hay, con lo que podremos crear una nueva acción asociada al cliente.

¿Qué ha originado esta planificación? Lo veremos accediendo a la agenda.

Ahora tendremos una serie de recordatorios en la agenda, de ese modo podremos hacer una mejor gestión del tiempo y de los recursos.

Pulsando en la planificación de la agenda accederemos al periodo para que podremos ir generando las acciones correspondientes a los clientes que no tengan ninguna asociada y también veremos las acciones generadas para esa planificación.

De este modo hacer un seguimiento de los clientes es fácil y evitamos olvidos o repeticiones.

Agenda

Funcionalidad de WolfCRM: Tenemos varios modos de visualizar la agenda ya sea indicando diferentes periodos como puede ser mes, semana o día . También si preferimos podemos ver la agenda en modo lista.

En la parte superior tendremos una serie de desplegables para indicar que elementos aparecerán o no en la agenda como pueden ser planificaciones, acciones, notas.. Le recomendamos interaccionar para ver cómo le resulta más cómodo y práctico para su labor diaria.

En la parte superior a la derecha con una serie de accesos directos y funcionalidades, donde podremos crear de modo rápido nuevas acciones y notas. Y ver las acciones pendientes.

También podremos compartir o cargar calendarios externos.

Compartir nuestra agenda en otros calendarios online es tan fácil como incluir el enlace indicado.

Pulsando en calendario externos accedemos al listado de los calendarios ya incluidos si los hay donde podremos editarlos o eliminarlos. También podemos incluir más pulsando en nuevo donde indicaremos un nombre, la url o dirección del calendario y un color determinado para la agenda.

Todos los eventos externos serán informativos, es decir no podremos editarlos tal como hacemos con las acciones propias de WolfCRM.

Planifique su actividad comercial gracias a las funcionalidades de WolfCRM

Sin duda con esta funcionalidad del WolfCRM obtendremos una mejor organización del tiempo.